Menulis email Formal dalam Bahasa Inggris

6 November 2015 Tutorial Bahasa Inggris


Email (surat elektronik) adalah metode yang kita gunakan untuk berkomunikasi dengan rekan ataupun kolega secara tertulis. Kebanyakan dari kita tidak tahu menulis email secara sopan dan formal yang mungkin didalamnya terkandung kata-kata yang tidak bagus untuk dipergunakan dalam komunikasi surat-menyurat secara formal.

Nah, ini beberapa tips yang bisa Anda jadikan sebagai referensi dalam menulis sebuah e-mail formal.

· Use a neutral email address

Usahakan alamat email Anda adalah bagian dari nama Anda seperti contact@muhamaderzal.com

· Subject Line

Selalu menggunakan judul yang tegas dan jelas pada setiap pengiriman e-mail (contoh: Re: Summary of Our Meeting with Lautan Luas).

· Use a proper salutation

Gunakan titel yang benar diikuti nama belakang penerima, seperti "Dear Sir/Madam"

· Introduce yourself in the first paragraph (if necessary). Jangan lupa untuk menuliskan tujuan Anda mengirim email contoh: (My name is Muhamad Erzal. I’m contacting you to offer you to complete your school to be included in Kesekolah.com school directory)

· Simplified Sentences

Jangan terlalu menggunakan kata-kata yang panjang dan menyulitkan dalam mengirim email.

· Think of who your reader is going to be

Apakah itu teman, rekan kerja, seorang klien, atau bahkan bos Anda? Email mana yang harus Anda gunakan formal atau informal? Nah dibawah ini ada beberapa contoh kalimat email yang formal dan tidak.

o Informal - Thanks for emailing me on 15th February

o Formal - Thank you for your email dated 15th February

o Informal - Sorry, I cant make it

o Formal - I am afraid I will not be able to attend

o Informal - Can you ?

o Formal - I was Wondering if you would?

Beberapa email yang ditujukan ke rekan kerja juga bisa dilakukan dengan informal jika Anda sudah punya hubungan yang dekat dengan mereka. Nah Anda bisa juga menggunakan bahasa sehari-hari seperti, ‘Don’t Forget’, ‘Catch you later’, ‘Cheeres’. Nah jika email itu ditujukan ke klien atau atasan dikantor, grammar yang buruk mungkin masih bisa diterima.

· Be very careful of capital letters, punctuation, speeling, and basic grammar

Walaupun hal-hal diatas masih bisa diterima jika email yang dikirim informal, sebelum mengirim email periksa kembali apakaha ada typo, miss grammar, dll.

· Use the correct form of leave taking. Gunakan salam penutup tergantung penerima, contoh

o Yours sincerely,

o Yours cordially,

o Respectfully,

o Best,

o Your Student,

· Sign with your full name. Jika Anda mempunyai gelar, sertakan nama, nama perusahaan atau website, blog, contact.

Semoga setelah membaca artikel ini, kemampuan Anda dalam menulis email formal dalam bahasa Inggris meningkat.


Oleh: Muhamad Erzal
(Dikutip dari berbagai sumber)